Администрирование Разное Автоматическое создание оглавления документа Word Sat, February 24 2018  

Поделиться

нашли опечатку?

Пожалуйста, сообщите об этом - просто выделите ошибочное слово или фразу и нажмите Shift Enter.


Автоматическое создание оглавления документа Word Печать
Добавил(а) microsin   

Вы создали документ Word, который поделен на главы, и в каждой главе есть разные отдельные секции. Документ довольно сложный и требует оглавления, чтобы можно было быстро обращаться к его содержимому. Как автоматически сделать оглавление, чтобы его можно было оперативно обновлять после правок содержимого документа?

Одной из наиболее общих особенностей профессиональных документов является оглавление (table of contents, TOC). Microsoft Word упрощает создание оглавления, предоставляя опцию его создания без использования стилей, позволяя Вам пометить одно слово или группу слов в отдельной части текста и добавить информацию для оглавления.

Оглавление создается довольно просто, через меню Вставка -> Ссылка -> Оглавление и указатели..., после чего появляется простой диалог для настройки опций создания оглавления. Но для того, чтобы оглавление было действительно успешно создано, необходимо выполнить ряд условий.

Выбор варианта обозначения текста для оглавления. Есть несколько способов обозначения текста документа, предназначенного для содержимого оглавления (см. врезку ниже). Обычно в текст оглавления должен попадать только текст заголовков документа. Самый простой способ создания оглавления - отформатировать эти заголовки встроенными стилями Заголовок 1 (верхний уровень, глава), Заголовок 2 (часть главы), Заголовок 3 (подчасть части главы), Заголовок 4 и так далее, если спускаться по уровням глубже и глубже.

Структура документа. Структура документа должна быть однообразной, с четко разделенной иерархией. Самая простая иерархия одноуровневая, когда документ разделен только на главы. Двухуровневая иерархия подразумевает, что каждая глава имеет подразделы, имеющие отдельные заголовки в пределах статьи. Обычно вложенность иерархии ограничивают максимум тремя уровнями.

Заголовки первого уровня (заголовки глав документа) нумеруются цифрами, например "1 Глава A", "2 Глава B", и так далее. Заголовки второго уровня добавляют через точку цифру нумерации подзаголовков к нумерации заголовков глав, например "1.1 Подзаголовок 1 главы A", "1.2 Подзаголовок 2 главы A", "2.1 Подзаголовок 1 главы B" и т. д. Заголовки третьего уровня нумеруются аналогично, добавлением через точку третьей цифры.

Word heading styles for TOC

Создание оглавления. После того, как структура документа определена, и заголовки документа оформлены соответствующим образом, выберите пустое место в документе, где должно размещаться оглавление, и выберите в меню Вставка -> Ссылка -> Оглавление и указатели. В указанном месте будет автоматически создано оглавление.

Обновление оглавления. Если в документ вносились правки, то возможно понадобится обновить оглавление. Для обновления оглавления выполните на нем правый клик, и выберите в меню "Обновить поле".

Word TOC update

Появится окно диалога опций обновления оглавления. Если Вы не обновляли текст заголовков, по которым построено оглавление, или если Вы отдельно редактируете текст в оглавлении, то выберите первый вариант "обновить только номера страниц". Если же заголовки возможно менялись, и нужно обновить оглавление целиком, то выберите второй вариант.

Word TOC update options

Это руководство относится к Microsoft Word 2002, Microsoft Word 2003, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2010.

Оглавление можно сгенерировать, используя акцент вводных частей документа (Lead-in Emphasis) для применения стилей заголовков к любому начальному тексту (это первое слово или слова в параграфе или предложении). Использованием функции Lead-in Emphasis можно создать параграфы, где первая порция параграфа отформатирована стилем заголовка, в результате чего она появится в оглавлении, но остальная часть параграфа останется обычным текстом и не появится в оглавлении.

Примечание: параграф это кусок текста, несущий единую смысловую нагрузку, заканчивающийся на символ возврата каретки (в Word этот символ вводится клавишей Enter).

[Создание оглавления]

В редакторе Word можно создать оглавление (TOC) на основе кусочка текста в параграфе, без включения всего параграфа. Вы можете пометить текст с помощью функции Lead-in Emphasis, чтобы добавить этот текст в TOC. Чтобы вставить TOC в документ, выполните следующие шаги:

1. Запустите Word и откройте Ваш документ.

2. Кликните на пустом параграфе, где Вы хотите вставить TOC.

3. В меню Вставка (Insert) выберите пункт Ссылка (Reference) и затем кликните на Оглавление и указатели (Index and Tables). Такой способ вставки заголовка используется в MS Word 2003. В Microsoft Office Word 2007 или Word 2010 нужно сделать клик на Table of Contents в группе Table of Contents закладки References. Затем кликните Insert Table of Contents.

4. Кликните на закладку Table of Contents, затем кликните Show Outlining Toolbar. В Word 2007 или Word 2010 пропустите этот шаг.

5. В диалоге Index and Tables выберите опции, которые хотите применить к TOC, и затем кликните OK. Имейте в виду, что в Word 2007 или в Word 2010 выбор применяемых опций для TOC делается в окне диалога Table of Contents, после чего также нужно кликнуть OK.

Обратите внимание, что если текст, содержащийся в Вашем документе, не имеет ни одной пометки для добавления в TOC (например, у него нет специальных кусков текста, помеченных стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т. п.), то вместо создания TOC Вы получите следующее сообщение об ошибке:

Error! No table of contents entries found. (Ошибка! Не найдены элементы для оглавления.)

[Как пометить текст для добавления в TOC]

Как уже упоминалось, для создания TOC текст должен содержать специально оформленные куски текста, которые должны попасть в TOC. Для это используют Lead-in Emphasis (оформление) со стилями заголовков. Используйте один или несколько следующих методов для пометки текста, который хотите включить в TOC.

Lead-in Emphasis со стилями заголовков

1. Выберите любой начальный текст в своем документе, который Вы хотите добавить в свое TOC. Например, у Вас может быть параграф, включающий начальный текст, представляющий остальную часть текста в параграфе (хороший пример - текст предыдущего абзаца). В следующем параграфе, если Вы хотите добавить в свое TOC "висячие строки" (Widow and Orphan), просто выберите эти слова, и продолжайте выполнять следующие шаги.

Widow: это последняя строка параграфа, которая печатает саму себя в верхней части страницы.

Orphan: это первая строка параграфа, печатающая сама себя в нижней части страницы.

2. Кликните на стрелку выпадающего списка Style на панели инструментов форматирования, и затем выберите стиль заголовка, какой Вы хотите. В Word 2007 или Word 2010 кликните на стиль заголовка, который Вы хотите применить, находящийся в группе Styles закладки Home.

3. Кликните Update TOC в панели инструментов Outlining, чтобы обновить TOC. В Word 2007 или Word 2010 кликните Update Table в группе Table of Contents закладки References.

4. В диалоге Table of Contents кликните Update the Entire table, и затем кликните OK. В Word 2007 или Word 2010 кликните Update the Entire table в диалоге Update Table of Contents.

Если Вы кликнете Show/Hide на панели стандартных инструментов, имейте в виду, что здесь нет специальных символов в параграфе, показывающих применение lead-in emphasis к тексту. Однако текст, форматируемый как заголовок определенного уровня, появится в TOC документа. Из-за того, что не используются скрытые маркеры параграфа или другие специальные элементы, весь процесс получается прозрачным. Word использует для этой цели новую нижележащую особенность формата, которая называется "Linked character styles" (связанные стили символов).

Стиль заголовка, применяемый к начальной порции документа, отображается как заголовок, но в действительности это linked character style. В Word 2002 и более свежих версиях, когда Вы применяете стиль параграфа к подмножеству текста параграфа, произойдет следующее:

• Создается скрытый стиль символов (hidden character style), который берет те же самые свойства символов, какие применены в стиле параграфа.

• Стиль символов применяется к выбранному тексту.

Примечание: скрытый стиль символов, создаваемый с linked character style, появляется в выпадающем списке Style, если документ открыт и просматривается в более ранних версиях Word. Функционал сепаратора стиля теряется, если этот документ будет сохранен в ранних версиях Word.

Чтобы просмотреть скрытый стиль символов (hidden character style), выполните следующие шаги:

1. В меню Format кликните Reveal Formatting. Появится панель задач Reveal Formatting. Чтобы открыть ту же панель задач в Word 2007 или Word 2010, запустите диалог Styles, находящийся в группе Styles закладки Home, затем в окне Styles кликните Style Inspector и после этого кликните Reveal Formatting.

2. Выберите текст в Вашем документе, и Вы увидите, как подробности форматирования появляются в панели Reveal Formatting.

3. Выберите текст, у которого применен стиль символов, и обратите внимание, как текст, появляющийся как стиль символов в панели Reveal Formatting. Linked style (связанный стиль) появляется как Heading Char на панели Reveal Formatting. Реальный стиль символов остается скрытым в панели Styles and Formatting или выпадающем списке Style панели инструментов форматирования.

Любой стиль параграфа может использоваться для linked character style. Стиль параграфа может быть создан в точном соответствии с видом текста параграфа, и затем применен к части текста параграфа. При таком способе формирования TOC записи оглавления будут точно соответствовать тексту в параграфе, при этом подразумевается, что опции TOC изменены для включения стиля начальных участков текста.

Style Separators со стилями заголовков

Style separator (разделитель стилей) новая фича для Word 2003 и Word 2002. Теги разделителя стилей позволяют делать следующее:

• Применить стили заголовка к одному слову или фразе в параграфе, так чтобы только это слово или фраза появлялись в TOC.
• Включить два стиля в один параграф, чтобы этот начальный текст параграфа появлялся в TOC.
• Применить внешние уровни к начальному тексту, так чтобы только этот начальный текст появлялся в TOC.
• Применить внешние уровни к одному слову или фразе в параграфе, так чтобы только это слово или фраза появлялись в TOC.

Style separator это скрытый маркер параграфа, который служит описателем между отдельными стилями, примененными в документе. Чтобы сделать маркер style separator видимым, выполните следующие шаги:

1. В меню Tools кликните Options.
2. На закладке View, кликните All в разделе Formatting Marks.

Перед использованием функции Style Separator нужно добавить кнопку Style Separator к панели инструментов. Это делается следующим образом:

1. В меню Tools кликните Customize.
2. Кликните на закладке Commands, и затем кликните на All Commands в списке Categories.
3. Найдите InsertStyleSeparator в списке Commands, и затем перетащите его на панель инструментов форматирования. Кликните Close.

Для добавления кнопки Style Separator к панели инструментов Office Word 2007 или Word 2010, выполните следующее:

1. Кликните на кнопку Microsoft Office и затем кликните Word Options.
2. Кликните Customize.
3. В списке Choose commands from кликните на All Commands.
4. В списке команд кликните на Sytle Separator, кликните Add и затем кликните OK.

Вставьте style separator перед тем, как применить стиль заголовка к Вашему тексту. Чтобы сделать это, используйте один из следующих методов.

Метод A: используйте Style Separators, чтобы добавить одно слово или фразу в параграф для вставки в TOC:

1. При вводе, когда Вы достигли слова или фразы, которую хотите добавить в TOC, кликните на кнопку Style Separator. Когда Вы сделали не ней клик, точка вставки переместится к правой стороне сепаратора, и Вы можете продолжать ввод.
2. Введите слово или фразу, которую Вы хотите добавить в TOC, и затем снова кликните на кнопку Style Separator.
3. Выберите слово или фразу, которую хотите добавить в TOC, кликните на стрелку на выпадающем списке Style панели инструментов форматирования, и затем выберите стиль для заголовка, какой хотите применить.

После этого в TOC появится слово или фраза, введенная между двумя разделителями стиля (style separators).

Метод B: вставка Style Separator между двумя существующими параграфами. Вы можете использовать style separator между двумя имеющимися параграфами, при этом первый параграф становится начальным текстом (lead-in text) и появится в TOC, а второй параграф остального текста не появится в TOC. Чтобы сделать так, выполните следующие шаги:

1. Создайте 2 параграфа текста, поместите в первом параграфе текст, который должен появиться в TOC, остальной текст должен быть во втором параграфе.
2. Переместите точку ввода текста (курсор) в первый параграф, и затем кликните на кнопку Style Separator. Эти два параграфа станут одним путем преобразования маркера параграфа в конце первого параграфа в style separator. Теперь у Вас единый составной параграф, который будет показан как два отдельных парафа в варианте просмотра Outline, но который будет выведен на печать как один параграф.
3. Выберите текст слава от сепаратора, кликните на стрелку выпадающего списка Style на панели инструментов форматирования, и затем выберите тот стиль оформления заголовка, который хотите.

В TOC будет показана только начальная порция (первый параграф), отформатированная в стиле заголовка.

Примечание: style separator это специальная форма для скрытия маркера параграфа. Таким образом, документы с разделителями стилей, созданные в Word 2002 и более свежих версиях, будут просматриваться одинаково в Word 2000 и Microsoft Word 97, если Вы не кликните на All в Formatting Marks. Если Вы сделаете этот клик в ранних версиях Word, скрытый разделителем стилей маркер параграфа будет виден как обычный маркер параграфа, и документ поменяет свое оформление с возможным новым разбиением на страницы.

Когда Вы используете ранние версии Word для просмотра документов с разделителями стилей, созданные в Word 2002 и более свежих версиях Word, не делайте клик на All в Formatting Marks.

[Удаление заголовков из TOC]

Если Вы хотите удалить стили заголовков из TOC, то можете применить новый стиль параграфа к помеченному тексту:

1. Выберите помеченный текст, кликните на стрелку в выпадающем списке Style панели инструментов форматирования, и затем выберите формат заголовка, какой хотите (для удаления стиля заголовка кликните Normal).
2. Кликните Update TOC в панели инструментов Outlining, чтобы обновить TOC. В Word 2007 или Word 2010 нужно кликнуть Update Table в группе Table of Contents закладки References.
3. В диалоге Update Table of Contents кликните Update the Entire table, и кликните OK. В Word 2007 или Word 2010, кликните Update the Entire в диалоге Update Table of Contents.

Примечание: путем применения стиля параграфа, который хотите иметь в параграфе, Вы не удаляете стиль. Вы должны выберите весь текст, который отображается в TOC, и затем применить к нему новый стиль.

[Дополнительная информация]

Чтобы получить больше информации о создании оглавления (TOC) без изменения форматирования в тексте, кликните на следующий номер статьи в Microsoft Knowledge Base:

285050 How to use outline levels to create a table of contents in Word 2003 and in Word 2002

Чтобы получить большие информации о том, как создавать записи в оглавлении (TOC) без номеров страниц, кликните на следующий номер статьи в Microsoft Knowledge Base:

319821 How to create table of contents entries without a page number in Microsoft Office Word

[Ссылки]

1. How to create a table of contents by marking text in Word site:support.microsoft.com.

 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Top of Page